敏捷组织系列:团队智慧效能如何通过工作备忘

如果你是团队负责人,在工作中你是否经常陷入这种境况,不擅长制定长期战略目标,或者制定了在工作中发现很难推进或与实际情况偏差大?遇到任何问题我们就开个会,但是工作执行进度依旧不理想,每次开会还是那些问题没有落实,并且工作效率难追踪?而如果你是员工,你可能会疑惑,组织的战略目标到底跟我的日常工作有什么具体连结?战略目标该怎么分解?如何落实?同时频繁开会打乱了我的工作节奏,又让我苦不堪言。

       
哲学家尼采曾说过:“最平静的是狂飙的先声,悄然而至的思想会左右世界。”而记录,与思想同在。面对如上状况,工作中团队共创迸发的创意的实时记录与追踪为战略的制定与落实保驾护航。因此。本次以团队工作备忘录追踪为例,带您发现制定计划与执行的秘密。让战略更好的执行,让团队智慧发挥到极致。

一、定时会议-让工作节奏变得轻松顺畅

 

      为了避免过多突发的、临时性会议扰乱大家的工作安排,采用例会制度可以让问题可以得到实时解决,让战略可以做到连贯落实。具体如下所示:

 

在这些会议中,集聚了很多团队智慧的火花,并以工作备忘的形式留了下来。以某团队为例,在2020年的会议中,对于战略路线与业务提升的团队创意共76次,其中项目类为55个,数智化业务为21次。整体创意落地率为60%,直接带来销售额超过200万元,客户满意度提升至99%

具体如下图表所示:

对于短期(三个月内)中等难度和长期(半年以上)中等难度的项目类业务(包含销售),在团队长期积累的知识储备与市场储备下,团队创意指数在50%左右,但是落实指数能达到80%左右,可以直接带来销售额的提升。而对于短期中等难度和长期中等难度的数智化业务,团队的即时创意指数较高,可达到80%-100%,由于需要周期与技术实施,对营收的促进不太明显。对于短期高等难度和长期高等难度的项目类业务(包含销售),在团队共创下,团队创意指数达到60%-80%,可以在短时间内快速解决业务的创新与难题。同时通过很好的落实,并直接带来销售额的提升。而对于短期高等难度的数智化业务,团队即时创意指数受限,但是通过很好的团队钻研与落实,可以直接促进销售收入。对于长期高等难度的数智化业务,团队的即时创意指数较高,可达到80%,由于需要周期与技术实施,对营收的促进不太明显。

 

因此可以看出,高的创意指数与高的执行情况,才能直接促进公司营收。而在创意的留存与执行追踪过程中,工作备忘录起到了非常重要的作用。
 

二、工作备忘-让工作落实变得有迹可循

 

工作备忘(会议纪要)是通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项,综合概括性地反映会议的基本精神,以便与会人员统一认识,在会后贯彻落实。具有纪实性、概括性、指导性与可追踪性,形成战略到落实的行为闭环。

2020年是企业数智化转型关键的一年,早在疫情初期,某团队迅速调整应对,确定数智化转型的战略方向,依托钉钉平台将公司业务、办公、人才培养全部平台化展开。同时布局数智化平台建设、数智化培训研发、数智化人才培养、数智化社群服务的战略方向,正式进入数智咨询领域。

在2020年1月20日的年度战略会议,首次将数智化业务定位为2020年的战略条线之一,此时,重点关注公司的数智化转型、公司内部的知识共享与萃取与公司内部数智化管理师的培养与认证。同时,确定数智化社群与培训的初步目标。

在2020年4月27日的第一季度季度复盘总结会议中,对第一季度的数智化业务进行了总结,第二季度战略方向为:

① 传统业务持续增长、与数智化打通;

② 数智化业务继续裂变:重点客户推送、数智化平台打造、数智化产品推广。

2020年7月13日召开了第二季度总结、三季度销售会议。在第二季度中完成了自身标准化服务流程的梳理,同时完成企业数智化服务的系列产品研发,并在三地实行推广,完成了企业数智化转型与人才培养的系列课程上线。在此基础上制定第三季度战略方向:

      ①针对不同行业人才的选人(题库)、育人(培训)、用人(考核)、留人(激励 双因素模型开发)数智化产品的研发推广;

      ②针对性的开发不同的数字咨询产品组合,供县级、市级公司选择;(年付费、季度付费),根据政策与客户的需求,设计标准化产品推广;

2020年12月31日,2020年年终总结与2021年战略发布会议中,首先对于2020年的转型做了总结:①公司今年疫情下抓住传统业务,抓住客户关键项目,不断满足客户要求。②公司数智化转型基本完成,实现提质增效。③疫情下迅速确定数智化战略,并逐步找到业务突破点,不断敏捷迭代。2021年数智化战略规划如下:

      ① 建立完善的数智化时代营销、品牌和人才储备的培养体系;

      ② 数智化平台业务指数增长;

      ③ 数智化视频课程推广取得重大突破;

      ④ 公司品牌与超级IP矩阵初步形成。

通过一年的战略制定——战略分解——落实追踪——路线调整——优化升级,某团队找到了符合自身、紧贴客户、适应市场的战略路线,在这里及时的备忘总结回顾功不可没。

三、巧用工具-让工作备忘变得智能简便

 

      既然工作备忘这么重要,那么怎样可以让我们的工作备忘可以清晰、共享、智能追踪呢,以下就是一些实用工具供您参考: